Automatizácia správy bytových domov s aplikáciou Susedia

Automatizácia spracovania komunikácie prostredníctom pravidiel a umelej inteligencie

Predstavte si svet, kde vaša denná práca nie je zahltená stovkami e-mailov, SMS správ a nekonečnými telefonátmi. S aplikáciou Susedia.sk automatizujeme spracovávanie e-mailových správ, preposielame ich relevantným osobám, kategorizujeme ich, ukladáme dôležité prílohy, sumarizujeme do žurnálov a prípadne z nich automaticky vytvárame oznamy pre obyvateľov. Aplikácia je navrhnutá tak, aby minimalizovala manuálne spracovanie správ, zatiaľ čo zabezpečuje, že každá dôležitá informácia dosiahne príslušného adresáta. Vďaka pokročilej technológii umelej inteligencie, ktorá je integrovanou súčasťou Susedia.sk, sa môžu správy ako e-maily či SMS automaticky spracovať a klasifikovať. Príkladom je mail od dodávateľa elektrickej energie, ktorý obsahuje informáciu o odstávke energie – túto správu prečíta umelá inteligencie, zistí obsah správy a na základe pravidla o obsahu správy automaticky vytvorí oznam o výpadku elektrickej energie v konkrétnom dome, ktorý zistí z obsahu emailovej správy. Automatizované spracovanie e-mailov a SMS správ znamená, že v prípade, ak systém identifikuje správu, ktorú môže automaticky spracovať, urobí tak bez akéhokoľvek ľudského zásahu. To výrazne šetrí čas manažérov, servisných technikov a zamestnancov správcov, ktorí sa môžu sústrediť na dôležitejšie a komplexnejšie úlohy. Možno to znie ako sci-fi, ale umelá inteligencia naozaj mení to, na čo je potrebné mínať čas ľudí.

Integrácia s existujúcimi systémami nie je prekážkou

Jednou z hlavných výhod aplikácie Susedia.sk je jej schopnosť integrovať sa s rôznymi systémami, ktoré správca bytových domov už používa. Či už ide o účtovné systémy, systémy na distribúciu vyúčtovania, fakturácie alebo akékoľvek iné administratívne nástroje, Susedia.sk môže byť s nimi všetkými spojená. Práve takúto integráciu sme priniesli v spolupráci s firmou Anasoft. Táto integrácia umožňuje plynulý prenos dát zo systému Domus, Finus a Poschodoch. Zároveň ak správca používa iný portál alebo informačný systém, tak dáta vieme jednoducho zmigrovať. Takto sú dáta vždy centralizované a distribuované relevantným účastníkom.

Workshopy a nastavenie systému

Zavedenie aplikácie Susedia.sk nie je len o technickej implementácii; je to o pochopení a optimalizácii existujúcich procesov správy. Workshopy pre správcov bytových domov sú navrhnuté s dôrazom na analýzu súčasných pracovných postupov, s cieľom identifikovať oblasti, ktoré sa dajú zautomatizovať a efektívne zlepšiť. Počas týchto školení, tím Susedia.sk spolupracuje s prítomnými zamestnancami, aby spoločne preskúmali ich denné rutiny, opakujúce sa úlohy a časté problémy, s ktorými sa stretávajú. Diskusia je otvorená a zamierená na pochopenie jedinečných potrieb a výziev každého správcu. Je to čas, keď môžu zamestnanci vyjadriť svoje názory, zdieľať skúsenosti a predložiť návrhy na zlepšenie. Cieľom týchto workshopov je nie len naučiť správcov, ako používať aplikáciu Susedia.sk, ale aj pomôcť im pochopiť, ako môže automatizácia transformovať ich každodennú prácu. Identifikácia procesov, ktoré sa dajú zautomatizovať, je kľúčovým krokom k zefektívneniu práce, odstráneniu zbytočných manuálnych úkonov a umožneniu zamestnancom, aby sa venovali hodnotnejším úlohám. Prostredníctvom tohto interaktívneho procesu sa aplikácia Susedia.sk zavádza do každodennej praxe správcov efektívne, zabezpečujúc, že automatizácia je v súlade s individuálnymi potrebami a špecifickým prostredím každého bytového domu. Tieto workshopy sú základným kameňom pre úspešné zavedenie a dlhodobé používanie aplikácie, čo vedie k lepšiemu a efektívnejšiemu riadeniu bytových domov.

Šetrenie času a zvyšovanie efektivity

Aplikácia Susedia.sk má potenciál zredukovať manuálnu prácu až o 40%. To je výrazné číselné vyjadrenie, ktoré ukazuje, ako môže automatizácia zmeniť každodennú rutinu správcov a servisných technikov. Nielenže ušetria čas, ale tento čas môžu využiť na dôležitejšie a produktívnejšie činnosti. Automatizácia a efektivita idú ruka v ruke, a Susedia.sk je na čele tejto zmeny v správe bytových domov. V rámci neustálej snahy o zvyšovanie efektivity a šetrenie času v správe bytových domov, aplikácia Susedia.sk prináša významnú inováciu prostredníctvom svojej integrácie s Anasoftom. Táto synergia umožňuje hladký a automatický tok dát medzi systémami, čo predstavuje obrovský krok vpred v efektívnosti správy bytových domov. Ďalším významným benefitom je, že zástupcovia vlastníkov môžu byť automaticky informovaní o dôležitých aktualizáciách a udalostiach. Napríklad, ak dôjde k dôležitej zmene vo finančných dátach alebo plánovanom čerpaní rozpočtu, môžu byť o tom okamžite informovaní prostredníctvom notifikácií v aplikácii Susedia.sk. Táto funkcia zabezpečuje, že všetci relevantní aktéri sú neustále informovaní, bez potreby osobného alebo telefonického kontaktu so zamestnancami správy, čo opäť šetrí čas a zvyšuje efektivitu.

Digitalizácia a budúcnosť správy bytových domov

Nie je žiadnym tajomstvom, že digitalizácia sa stala novým štandardom v mnohých odvetviach, a správa bytových domov nie je výnimkou. Aplikácia Susedia.sk je dôkazom toho, ako technológia môže výrazne zlepšiť a zjednodušiť procesy, ktoré boli doteraz vnímané ako náročné a časovo neefektívne. S viac ako 50 000 používateľmi na Slovensku a v Českej republike je jasné, že potreba a žiadosť o takéto riešenia rastie. Od spustenia prvých elektronických násteniek, nahlasovaní problémov a elektronického hlasovania, ktoré sme presadzovali už od roku 2016, sme ušli dlhú cestu. Dnes Susedia.sk predstavuje nielen pokrok v digitálnej komunikácii, ale aj v celkovom prístupe k správe bytových domov.