Information Memorandum for susedia.sk Portal Users

Dear,

stali jste se uživateli služeb komunitního a realitního portálu www.sousede.cz („Portál“), který pomáhá řešit různorodé situace týkající se bydlení. Portál je primárně určen ke komunikaci mezi sousedy-majiteli, nájemci a správci SVJ/BD, dále pak členy skupin, zájmových organizací a spolků. Abychom Vám mohli umožnit využívání našich služeb, žádáme Vás v rámci registrace o poskytnutí Vašich osobních údajů, které následně zpracováváme pro níže uvedené účely. Tento dokument Vás seznámí zejména s tím, jakým způsobem s Vašimi osobními údaji nakládáme, jaká máte práva ve vztahu k tomuto zpracování a jak je můžete uplatnit.

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s relevantními právními přepisy, kterými jsou zejména zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, zákon č. 480/2004 Sb. a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR.

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?
   
   Správcem Vašich osobních údajů je společnost SousedeCZ s.r.o., se sídlem Plzeňská 155/113, 150 00 Praha 5, IČ 02623111 („SousedeCZ“). V případě jakýchkoli žádostí o poskytnutí informace ke zpracování Vašich osobních údajů nebo v případě uplatnění Vašich práv ve smyslu čl. 4 níže nás prosím kontaktujte na e-mailové adrese vasi@susedia.sk.
   
   V případě uzavření Smlouvy o společném správcovství a o spolupráci při zpracování osobních údajů bude správcem Vašich osobních údajů také druhá mluvní strana této smlouvy. V takovém případě budete s dostatečným předstihem informováni na základě informačního memoranda vytvořeného na základě této smlouvy.
   
   


2. Jaké jsou účely zpracování, právní základ pro zpracování a doba uchování osobních údajů?
   
   net Zpracovávání osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou (tj. služby Portálu) nebo účelem zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme pro níže uvedené účely a na základě níže uvedených právních titulů.
   
   
   1. Za účelem registrace do Portálu zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu:
      
      
      1. osobní informace: jméno, příjmení, rodné příjmení, pohlaví, datum narození, profilové foto (volitelné a pouze v případě, že souhlasíte se zveřejněním Vaší fotografie);
      2. kontakt: e-mail, tel. číslo, adresa trvalého bydliště, kontaktní adresa.
      
      Prostřednictvím Portálu máte možnost komunikovat s ostatními uživateli, přičemž Portál nelze plně využívat bez předchozí registrace (v rámci předregistrační fáze Vám však mohou chodit v případě, že Vás na Portál registrovala třetí osoba a že jste odběr nezrušili, e-mailová upozornění na nové příspěvky ve funkci Nástěnka). Údaje, které jsou pro úspěšnou registraci nezbytné, jsou v rámci registrace příslušně označeny, jedná se pouze o jméno, příjmení, tel. číslo a e-mail. Rádi bychom Vás také informovali, že Vaše osobní informace (jméno, příjmení a foto/avatar) jsou po vytvoření registrace defaultně zobrazovány i Vašim sousedům a přátelům – pokud si však přejete nastavit přísnější či mírnější ochranu zobrazovaných údajů, lze tak jednoduše učinit v Nastavení profilu.
      
      Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy (tj. poskytnutí služeb Portálu), jejíž jste smluvní stranou. Tyto osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu – tj. do doby, než svůj profil zrušíte.
      
      

2. Na základě § 7  odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, Vás můžeme kontaktovat e-mailem či telefonicky za účelem nabízení našich produktů a služeb souvisejících s Portálem, přičemž máte možnost takové zasílání kdykoli odmítnout (učinit tzv. opt-out), a to i částečně ve vztahu pouze ke službám a produktům, o nichž si nepřejete být nadále informováni. Detaily Vašeho elektronického kontaktu budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu, případně do doby, kdy takové zpracování odmítnete. V případě, že pro zasílání těchto nabídek nebudou naplněny podmínky stanovené v §7 výše uvedeného zákona, budeme tak činit pouze v případě, že nám k tomuto dáte souhlas.
   
   
3. Za účelem zasílání marketingových sdělení týkajících se zboží a služeb třetích stran můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu [jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, adresa trvalého bydliště]. Těmito subjekty jsou pouze partneři Portálu, kteří nabízejí zboží či služby přímo či nepřímo související s bydlením (jedná se o společnosti uvedené na následujícím odkazu: https://www.sousede.cz/trziste). Právním titulem pro takové zpracování je souhlas, který jste nám udělil/a při registraci do Portálu. Vaše osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání souhlasu.
   
   
4. Za účelem zasílání adresných marketingových sdělení, která budou lépe vyhovovat Vašim zájmům a potřebám, můžeme provádět analýzy Vašeho chování a Vašich preferencí (profilování) a pro tyto účely zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu (jméno, příjmení, email, telefonní číslo, adresa, datum narození, pohlaví). Právním titulem pro takové zpracování je oprávněný zájem společnosti SousedeCZ či třetí strany, ale máte možnost využít odmítnutí zasílání marketingových sdělení (učinit tzv. opt-out), jak je uvedeno v čl. 2 odst. 2. Vaše osobní údaje budou zpracovávány po dobu do učinění opt-outu.
   
   
5. Za účelem zajištění funkčnosti registračního formuláře a Portálu můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu (jméno, příjmení, email, telefonní číslo, adresa). Právním titulem pro takové zpracování je plnění smlouvy (tj. poskytnutí služeb Portálu), jejíž jste smluvní stranou. Tyto osobní údaje budou společností SousedeCZ zpracovávány a uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou k zajištění funkčnosti webové stránky, tj. v řádech dní. Tyto dočasně zpracovávané osobní údaje nejsou uloženy v databázi sousedé.cz až do okamžiku odeslání registračního formuláře uživatelem.
   
   
6. Nad rámec výše uvedeného potřebujeme rovněž zpracovávat a uchovávat Vaše osobní údaje v rozsahu (jméno, příjmení, e-mail, tel. číslo, adresa) pro případ potenciálního soudního sporu či správního řízení v budoucnu. Právním základem takového zpracování je oprávněný zájem společnosti SousedeCZ či třetí strany. Tyto osobní údaje tedy budou zpracovávány po dobu nezbytnou k naplnění tohoto účelu, nejdéle však deset let od rozhodné události pro běh promlčecí doby v každém konkrétním případě. Osobní údaje doplňující (pohlaví, datum narození a profilové foto) bude portál uchovávat max. 1 rok po zrušení uživatelského účtu, a to na základě oprávněného zájmu pro komunikaci s uživatelem a jeho případného znovu obnovení účtu a potřebné identifikaci při reaktivaci.
   
   


1. Komu můžeme Vaše osobní údaje poskytnout?
   
   Dále nám dovolte Vás informovat, že Vaše osobní údaje můžeme předat subjektům, které pro Sousedy zajišťují administrativní/technickou podporu nebo se kterými jinak spolupracujeme, pokud tyto subjekty poskytnou maximální záruky o technickém a organizačním zabezpečení ochrany zpracovávaných osobních údajů. Takové osoby jsou zpracovateli osobních údajů či samostatnými správci, pokud sami rozhodují o účelech a prostředcích zpracování. Nejčastěji budou příjemci osobních údajů naši partneři, kteří jsou uvedeni na následujícím odkazu https://www.sousede.cz/trziste – jedná se především o společnosti poskytující služby související s bydlením (společnosti poskytující hypotéky a další bankovní služby, společnosti dodávající energie, realitní společnosti, společnosti dodávající protiskluzové systémy, výtahy, apod.).
   
   Dále u uživatelů, kteří mají zájem o využití realitních služeb v rámci Portálu (záložka “Reality“) či se účastnit aukce dodavatelů energií (záložka „Aukce energií“, která umožňuje přihlásit se do aukce jednotlivých dodavatelů energií), dochází k předání osobních údajů společnosti zajišťující tyto služby – Český Internet s.r.o., Kostelní 942/46, České Budějovice 370 04, IČO: 261 135 71, přičemž tato společnost je samostatným správcem s vlastní odpovědností za zákonnost zpracování.
   


2. Jaká jsou Vaše práva, jakožto subjektů údajů, v souvislosti se zpracováním?
   
   Máte právo kdykoli žádat o informaci, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto osobním údajům. Ve vztahu ke zpracování osobních údajů máte však i další práva. Pokud jsou Vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo na jejich opravu nebo doplnění. Opravu či doplnění si můžete sami upravit v Nastavení Profilu uživatele. Máte právo požádat o výmaz svých osobních údajů, to je však možné pouze za určitých podmínek, např. pokud Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro daný účel nebo pokud odvoláte svůj souhlas a neexistuje již žádný další právní důvod pro zpracování.
   
   Za určitých podmínek můžete požadovat i tzv. omezení zpracování Vašich osobních údajů. Bude se jednat např. o situaci, kdy budete popírat přesnost osobních údajů nebo vznesete námitku proti zpracování, ale my budeme potřebovat určitou dobu nezbytnou k prošetření této situace. Dle rozsahu prací si vyhrazujeme na řešení lhůtu min. 5 pracovních dní.
   
   Též máte právo na přenositelnost svých osobních údajů, kdy požádáte společnost SousedeCZ, aby Vaše osobní údaje předala třetímu subjektu. Toto je však možné pouze u osobních údajů, které jste nám poskytl/a sám/sama a jedná se o zpracování založené buď na Vámi uděleném souhlasu, nebo na smlouvě uzavřené mezi námi. Musí se též jednat o osobní údaje zpracovávané automatizovanými prostředky. Pokud uplatníte toto právo, nesmí jím být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, což jsme povinni vždy posoudit. K omezení zpracování prosím napište žádost na e-mail vasi@susedia.sk.
   
   Též máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, pokud by takové rozhodování pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo. V současné době žádné takové automatizované rozhodování neprovádíme, pokud by k němu v budoucnu mělo dojít, budeme Vás o této změně vhodným způsobem informovat. V případě jakýchkoli pochybností, zda dochází ke zpracování Vašich osobních údajů v souladu s platnými právními předpisy, máte vždy právo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů v Praze.
   
   V případě, kdy jste udělili souhlas se zpracováním, učinili jste tak dobrovolně a máte právo tento souhlas kdykoli odvolat či omezit, a to pro každý jednotlivý účel. Souhlas můžete odvolat velice jednoduchým způsobem prostřednictvím Nastavení profilu – sekce Správa souhlasů.
   
   Pokud jsou Vaše osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně případného profilování, nebo na základě oprávněného zájmu společnosti SousedeCZ, máte rovněž právo vznést proti předmětnému zpracování kdykoli námitku. V případě vznesení námitky musí společnost SousedeCZ posoudit, zdali existují závažné oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů
   
   Veškerá tato Vaše práva můžete uplatnit zasláním žádosti na e-mailovou adresu (vasi@susedia.sk). V některých případech můžete Vaše práva (např. právo na opravu), pokud uznáte za vhodné, realizovat sami velice jednoduchým způsobem prostřednictvím Nastavení profilu – sekce Správa profilu.
   
   
3. Jaké jsou Vaše možnosti individuálního nastavení Vašeho profilu?
   
   V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů bychom Vás rádi informovali, že v Nastavení profilu je možné upravovat jejich rozsah – některé údaje jsou však nezbytné pro zachování Vašeho profilu, a tedy pro plné využívání Portálu.
   
   Jak již bylo zmíněno výše – stupeň zobrazení (viditelnosti) Vašich osobních údajů vůči ostatním uživatelům/návštěvníkům Portálu je též možno v Nastavení profilu nastavit dle Vašich preferencí, čímž dáváte společnosti SousedeCZ souhlas se zveřejněním Vašich osobních údajů. Tento souhlas můžete odvolat opětovným přenastavením stupně zobrazení (viditelnosti) Vašich osobních údajů. Společnost SousedeCZ nenese žádnou odpovědnost za zpracování Vámi zveřejněných osobních údajů, pokud je další uživatelé/návštěvníci Portálu využijí pro své vlastní účely.
   
   Ať již jste jako uživatel Portálu členem nějaké skupiny/společenstva, které se za účelem propojení sousedů v rámci Portálu vytvářejí, či nikoli, mohou Vám být zasílány e-maily upozorňující Vás např. na novou zprávu, novou žádost o přidání se do skupiny/společenstva, nový vzkaz správce skupiny/společenstva, novou akci v kalendáři, novou fotografii v galerii, apod. Pokud si tyto čistě informační e-maily nepřejete dostávat, nebo si přejete, aby Vám byly zasílány pouze některé z nich, lze toto jednoduše nastavit v Nastavení profilu – sekce Upozornění či klinutím na odkaz v patě e-mailu, ve kterém Vám dané upozornění přišlo.
   
   
4. Způsoby a prostředky zpracování
   
   Vaše osobní údaje dle článku 2 výše zpracováváme prostřednictvím Vámi vyplněného registračního formuláře, přičemž registrace může být uskutečněna manuálním zadáním údajů, některé Vaše osobní údaje však mohou být na Váš pokyn doplněny pomocí propojení s Facebook/Google účtem. Další možností registrace pak je, pokud nám Vaše údaje předá třetí strana (typicky správce Vašeho domu, který chce využít Portál jako klientskou zónu). Osobní údaje jsou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem. Osobní údaje jsou uchovávány v našich informačních systémech, v případě potřeby mohou být též zálohovány na záložním serveru/nosičích informací.
   
   Osobní údaje jsou pod naší stálou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou, disponujeme moderními kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími maximální možnou ochranu zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.
   
   Veškeré osoby, které s Vašimi osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti, která trvá i po skončení jejich pracovního nebo smluvního vztahu k nám.
   
   
5. Využívání cookie
   
   Stránky sousedé.cz využívají cookies. Soubory cookies jsou malé čistě textové soubory, které ukládají informace v prohlížeči vašeho počítače. Běžně slouží k rozlišování jednotlivých uživatelů. Osoba uživatele však není na základě těchto informací identifikovatelná. Soubory cookies využíváme ke zvýšení uživatelského komfortu a pro zajištění funkčnosti portálu. Se zásadami používání souborů cookies na stránkách sousedé.cz se můžete seznámit na speciální stránce zde: Zásady používání souborů cookie na portálu sousedé.cz.
   
   
6. Co když nastanou nějaké změny ve zpracování?
   
   Informace obsažené v tomto dokumentu můžeme upravovat dle potřeby a aktuálního stavu. V takovém případě Vás, jakožto subjekty údajů, včas o takové změně vyrozumíme. Doporučujeme však pravidelně sledovat aktuální znění tohoto oznámení i na našich internetových stránkách www.sousedé.cz.

Informace aktualizovány ke dni 1. 4. 2021